Kết nối và sử dụng Calendly, Google Calendar

Mặc định, khi bạn lên lịch phỏng vấn cho một ứng viên, bạn có thể gõ ngày giờ thủ công (Time). Điều này hoạt động, nhưng bạn phải tự kiểm tra xem mình có rảnh giờ đó không. Khi đội tuyển dụng lớn hơn, cách này không còn khả thi.

Kết nối lịch giải quyết vấn đề đó:

• Google Calendar – TalentAxis xem lịch của bạn và chỉ gợi ý những khung giờ còn trống.
• Calendly – TalentAxis dùng các mẫu cuộc hẹn bạn đã tạo sẵn trong Calendly, tự động tuân theo thời gian nghỉ, giờ làm việc và cách chia lượt phỏng vấn giữa các thành viên trong nhóm.

Cả hai tích hợp đều tạo sự kiện lịch thật sau khi phỏng vấn được lên, và gửi email mời tới ứng viên kèm link họp (nếu là phỏng vấn online).

Điều kiện tiên quyết:

• Bạn có vai trò Owner, Admin, HR Manager, hoặc Recruiter (Interviewer không lên lịch được).

• Có tài khoản Google (để kết nối Google Calendar) hoặc Calendly (có thể là gói miễn phí).

• Popup không bị chặn trên trình duyệt.

Lưu ý: Mỗi người tự kết nối cho tài khoản của mìnhAdmin không kết nối hộ recruiter. Khi một người phỏng vấn được mời tham gia, hệ thống dùng lịch của chính người đó để kiểm tra lịch trống.

Đường dẫn: Avatar > Tài khoản của tôi > Tích hợp

1. Trên thẻ Google Calendar, bấm Kết nối.
2. Một popup Google mở ra. Đăng nhập bằng tài khoản bạn muốn dùng.
3. Chấp nhận các quyền yêu cầu — TalentAxis cần quyền đọc để kiểm tra lịch trống và ghi sự kiện để tạo lịch phỏng vấn.
4. Popup đóng và bạn quay về trang Tích hợp. Thẻ Google Calendar hiển thị Đã kết nối kèm email đã kết nối.

Lưu ý: Chấp nhận tất cả quyền
Nếu bạn bỏ tick quyền "ghi sự kiện lịch", TalentAxis sẽ không thể tạo sự kiện và lên lịch sẽ thất bại với lỗi "Permission denied". Chạy lại luồng và chấp nhận tất cả

Đường dẫn: Avatar > Tài khoản cảu tôi > Tích hợp.

1. Trên thẻ Calendly, bấm Kết nối.
2. Popup Calendly mở. Đăng nhập bằng tài khoản Calendly của bạn.
3. Chấp nhận yêu cầu OAuth.
4. Thẻ hiển thị Đã kết nối cùng với tên tổ chức Calendly (organization) của bạn.

Lưu ý: Tài khoản Calendly phải thuộc một tổ chức
Nếu bạn đăng ký Calendly cá nhân mà không nằm trong tổ chức organization nào, kết nối sẽ không thành công. Tạo hoặc tham gia một tổ chức Calendly trước, rồi kết nối lại. Tất cả người phỏng vấn trong một cuộc phỏng vấn cũng phải ở cùng tổ chức Calendly.

Sau khi kết nối, bạn sẽ thấy các lựa chọn mới xuất hiện ở drawer Interview Details khi lên lịch phỏng vấn cho một ứng viên.

Tại phần "Nền tảng lịch", bạn có 3 lựa chọn:

Đôi khi bạn cần ngắt rồi kết nối lại — phổ biến nhất là khi bạn đổi mật khẩu Google, hoặc thấy lỗi "Không thể truy cập Google Calendar" dù thẻ vẫn hiển thị Connected.

1. Vào Tài khoản của tôi > Tích hợp.
2. Trên thẻ muốn reset, bấm Ngắt kết nối. Xác nhận.
3. Thẻ chuyển về trạng thái "Chưa kết nối". Bấm Kết nối lại và đi qua luồng OAuth một lần nữa.

• Google Calendar là lựa chọn đơn giản nhất cho hầu hết đội tuyển dụng — miễn phí, không yêu cầu setup event type, và tạo link Google Meet tự động.

• Dùng Calendly khi bạn muốn ứng viên tự chọn giờ thay vì bạn chọn hộ — ví dụ cho vòng phỏng vấn với hiring manager bận rộn.

• Nếu có nhiều người phỏng vấn, xác minh tất cả đều đã kết nối tích hợp. Nếu một người chưa kết nối, dùng Time thủ công và phối hợp riêng với người đó.

• Đừng thu hồi quyền TalentAxis từ phía Google (Google Account › Security › Third-party access) — nếu bạn làm vậy, bạn phải ngắt và kết nối lại trong TalentAxis để đồng bộ lại token.