Giới thiệu và hướng dẫn thiết lập quy trình tự động
Quy trình tự động hóa là các quy tắc tự động chạy khi trạng thái ứng viên thay đổi. Nó giúp bạn gửi email, đổi trạng thái và giao tiếp với ứng viên một cách nhất quán - mà không phải nhớ làm thủ công.
1. Quy trình tự động hóa là gì?
Hình dung Quy trình tự động hóa như một công thức:
"Khi ứng viên chuyển sang trạng thái Offer, tự động gửi email mẫu 'Chào mừng' cho họ, và sau 2 giờ chuyển sang trạng thái Offer Sent."
Một Quy trình tự động hóa có 4 phần:
| Thành phần | Ý nghĩa |
|---|---|
| Luồng | "Công thức" tổng thể, gắn với một Quy trình Tuyển dụng cụ thể. |
| Kích hoạt | Điều kiện khởi chạy - thường là ứng viên chuyển sang một trạng thái nào đó. |
| Nhiệm vụ | Hành động cụ thể - gửi email (Gửi thông báo) hoặc đổi trạng thái (Chuyển trạng thái). |
| Điểm bắt đầu | Khi nào nhiệm vụ chạy — ngay lập tức, hoặc trì hoãn một khoảng thời gian sau kích hoạt. |
2. Chuẩn bị
Điều kiện tiên quyết
- Bạn có vai trò Owner hoặc Admin.
- Đã tạo ít nhất một Quy trình Tuyển dụng với các giai đoạn và trạng thái.
- (Khuyến nghị) Đã nghĩ qua những điểm trong pipeline bạn muốn gửi email — ví dụ: khi ứng viên đậu sàng lọc, khi mời phỏng vấn, khi có offer.
3. Tạo Automation Flow
Đường dẫn: Menu điều hướng› Di chuyển chuột Cài đặt tuyển dụng > Chọn Quy trình tự động hóa
- Bấm Thêm quy trình.
Nhập:
+ Tên quy trình tự động (bắt buộc) - đặt tên rõ ràng, ví dụ: "Engineering - email candidate lifecycle".
+ Quy trình tuyển dụng (bắt buộc) - quy trình tuyển dụng mà bạn đã thiết lập trước đó.
+ Kênh liên lạc - Email, SMS, v.v. (hầu hết dùng Email).
+ Ngôn ngữ - Tiếng Anh hoặc Tiếng Việt. Hệ thống sẽ dùng mẫu ngôn ngữ phù hợp tùy theo ngôn ngữ của ứng viên.
- Bấm Lưu. Quy trình tự động hóa mới mở ra, sẵn sàng cho bạn thêm nhiệm vụ.
Lưu ý: Một quy trình tự động hóa là đủ
Hầu hết đội chỉ cần một quy trình tự động hóa cho mỗi quy trình tuyển dụng, chứa tất cả các nhiệm vụ cần thiết. Đừng tạo nhiều luồng nhỏ riêng lẻ - sẽ khó quản lý.
4. Thêm Task vào Flow
Một nhiệm vụ là một hành động mà tự động hóa thực hiện. Bạn có thể thêm nhiều nhiệm vụ cho một luồng — mỗi nhiệm vụ được chạy chạy khi được kích thoạt.
- Mở quy trình tự động hóa vừa tạo.
- Bấm Thêm nhiệm vụ.
- Chọn Kích hoạt: chọn một trạng thái trong quy trình. Khi ứng viên chuyển sang trạng thái đó, nhiệm vụ sẽ chạy.
Chọn Điểm bắt đầu:
+ Ngay lập tức — nhiệm vụ được chạy ngay khi kích hoạt xảy ra.
+ Chọn thời gian — trì hoãn (ví dụ: 2 giờ, 1 ngày) sau kích hoạt.
Chọn Hành động:
+ Gửi thông báo — gửi email cho ứng viên. Cần mẫu, tiêu đề, và nội dung.
+ Chuyển trạng thái — tự động đẩy ứng viên sang trạng thái khác. Cần chọn trạng thái đích.
- Điền các trường tùy theo hành động đã chọn.
- Bấm Lưu.
Lưu ý: Tránh vòng lặp vô hạn
Nếu một task có hành động Move to Status chuyển sang một trạng thái mà cũng là trigger cho task khác, bạn có thể tạo vòng lặp. Luôn vẽ sơ đồ trên giấy trước khi dựng nhiều task móc nối.
5. Dùng biến trong mẫu email
Mẫu email hỗ trợ biến - các ô sẽ được thay thế bằng thông tin thật của ứng viên khi gửi.
| Biến | Thay bằng |
|---|---|
| {{candidate.first_name}} | Tên của ứng viên (ví dụ: "Minh") |
| {{candidate.last_name}} | Họ của ứng viên |
| {{job.name}} | Tên vị trí công việc |
| {{company.name}} | Tên công ty của bạn |
Ví dụ mẫu email
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí {{job.name}} tại {{company.name}}. Chúng tôi đã xem qua hồ sơ và muốn mời bạn tham gia vòng phỏng vấn tiếp theo. Bạn sẽ nhận một email riêng với chi tiết lịch phỏng vấn trong vòng 24 giờ tới.
Trân trọng,
Đội tuyển dụng {{company.name}}
Nếu template chứa biến không tồn tại (ví dụ viết sai thành {{candidate.firstname}} — thiếu dấu _), hệ thống sẽ báo lỗi khi bạn lưu, nêu tên biến sai. Sửa lại và thử lưu lần nữa.
6. Bật, tắt, sửa luồng
6.1 Bật / tắt
Mỗi thẻ tự động hóa có một nút bât/tắt ở góc. Tắt đi sẽ giữ cấu hình nhưng luồng không chạy. Hữu ích khi bạn muốn tạm dừng gửi email (ví dụ kỳ nghỉ Tết) mà không muốn xóa và dựng lại.
6.2 Sửa task
- Mở quy trình tự động hóa.
- Bấm vào nhiệm vụ muốn sửa.
- Sửa các trường, bấm Lưu.
6.3 Xóa task
Bấm biểu tượng xóa trên nhiệm vụ, xác nhận. Các nhiệm vụ đã chạy trong quá khứ không bị đảo ngược - ứng viên đã nhận email thì vẫn đã nhận.
7. Ví dụ thực tế: luồng hoàn chỉnh cho một quy trình Engineering
Đây là ví dụ một quy trình tự động hóa đầy đủ, có thể dùng làm khuôn mẫu:
| # | Trigger (trạng thái) | Điểm bắt đầu | Hành động |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã nộp đơn | Ngay lập tức | Gửi email: "Cảm ơn bạn đã ứng tuyển" |
| 2 | Đậu sàng lọc | Ngay lập tức | Gửi email: "Bạn đã qua vòng sàng lọc — chúng tôi sẽ sớm liên lạc về lịch phỏng vấn" |
| 3 | Rớt sàng lọc | Trì hoãn 1 ngày | Gửi email: "Cảm ơn bạn đã quan tâm — rất tiếc lần này chưa phù hợp" |
| 4 | Gửi thư mời nhận việc | Ngay lập tức | Gửi email: "Chúc mừng! Bạn đã nhận được thư mời nhận việc" |
| 5 | Nhận lời mời làm việc | Trì hoãn 2 giờ | Chuyển trạng thái: Nhận lời mời làm việc |
Nhiệm vụ 4 và 5 cùng kích hoạt (Offer) nhưng khác Điểm bắt đầu - nhiệm vụ 4 gửi email ngay, nhiệm vụ 5 chuyển trạng thái sau 2 giờ để đánh dấu rằng offer đã được truyền tới ứng viên.
8. Xử lý sự cố
| Tình huống | Cách xử lý |
| Mẫu chứa biến không tồn tại | Lỗi khi lưu, nêu tên biến sai. Xóa hoặc sửa biến và lưu lại. |
| Trạng thái đích của Chuyển trạng thái không còn tồn tại (đã bị xóa) | Tự động hóa hiển thị trạng thái Broken. Sửa nhiệm vụ, chọn trạng thái đích khác. |
| Nhiệm vụ gửi email thất bại (bounce, inbox không tồn tại...) | Nhiệm vụ hiển thị Failed trong run log. Kiểm tra email người nhận; sửa mẫu nếu cần rồi chạy lại. |
| Hai quy trình tự động hóa có hành động xung đột cho cùng ứng viên | Chạy theo thứ tự tạo (flow cũ hơn chạy trước). Xem lại và xóa luật trùng. |
| Ứng viên không nhận email dù nhiệm vụ chạy thành công | Kiểm tra spam ở phía ứng viên. Nếu nhiều người cùng không nhận, kiểm tra domain gửi đã được xác thực chưa (liên hệ hỗ trợ). |
9. Mẹo thực tế
- Bắt đầu nhỏ - tạo 1–2 nhiệm vụ đơn giản trước (ví dụ: email xác nhận khi nộp đơn), theo dõi kết quả trong một tuần, rồi mở rộng.
- Tên quy trình tự động hóa phải rõ ràng — khi công ty có 5–10 quy trình, "Engineering lifecycle" tốt hơn "Flow 3".
- Ngôn ngữ ứng viên quan trọng — khi thêm ứng viên, nhớ gán ngôn ngữ đúng. Quy trình tự động hóa sẽ chọn mẫu theo ngôn ngữ đó.
- Test với một ứng viên thật - tạo một ứng viên test (dùng email của chính bạn), di chuyển qua các trạng thái và xem email nào đến. Đỡ hơn việc phát hiện lỗi khi ứng viên thật đã nhận email sai.
- Dùng trì hoãn vừa phải - email gửi "ngay lập tức" sau khi recruiter chỉ mới click nhầm trạng thái thì khó hoàn tác. Trì hoãn 10–15 phút giúp bạn có thời gian sửa.