Giới thiệu và hướng dẫn thiết lập công việc

Vị trí Công việc là vai trò bạn đang tuyển. Bài này hướng dẫn bạn tạo Quy trình tuyển dụng, thêm công việc đầu tiên, gắn quy trình vào công việc, và đăng bài tuyển công khai.

Trước khi bắt tay tạo công việc, nắm ba thuật ngữ sau sẽ giúp bạn hiểu tại sao thứ tự thiết lập lại quan trọng:

Lưu ý: Thứ tự thiết lập
Tạo Quy trình tuyển dụng trước, rồi mới tạo công việc. Công việc tham chiếu đến quy trình - làm đúng từ đầu sẽ đỡ phải chỉnh sửa về sau.

Chức năng của các vai trò:

• Quy trình tuyển dụng: Owner, Admin. (HR Manager xem được, không sửa được.)
• Công việc: Owner, Admin, HR Manager. (Recruiter xem được.)

Đường dẫn: Menu điều hướng › Di chuyển chuột vào Cài đặt tuyển dụng > Chọn Quy trình tuyển dụng

1. Bấm Thêm quy trình ở sidebar.
2. Cửa sổ được mở ra. Nhập tên, ví dụ: "Quy trình Kỹ sư".
3. Bấm Thêm. Quy trình mới xuất hiện và được chọn trong sidebar.

Giai đoạn là nhóm các trạng thái (ví dụ: giai đoạn Sàng lọc có thể có các trạng thái Đang sàng lọc, Đậu sàng lọc, Rớt sàng lọc).

1. Với quy trình đang chọn, bấm Thêm giai đoạn.
2. Nhập Tên giai đoạn (bắt buộc).
3. Chọn Loại giai đoạn (bắt buộc) - một trong: Ứng tuyển, Sàng loc, Lên lịch, Đề xuất công việc, Đào tạo hội nhập, Tùy chuẩn.
4. (Tùy chọn) Nhập Mã ngoài nếu bạn đồng bộ với hệ thống HR khác.
5. Bấm Thêm giai đoạn.

Lưu ý: Loại giai đoạn quyết định tính năng được phép
Ví dụ: chỉ giai đoạn loại Lên lịch mới cho phép lên lịch phỏng vấn cho ứng viên. Nếu sau này bạn không bấm được nút Lên lịch, nhiều khả năng ứng viên không ở giai đoạn Lên lịch.

1. Trong giai đoạn vừa tạo, phần Thêm trạng thái mới
2. Nhập Tên trạng thái (bắt buộc).
3. (Tùy chọn) Bật Cần thực hiện - ứng viên ở trạng thái này sẽ xuất hiện trong danh sách "cần hành động" của recruiter.
4. (Tùy chọn) Bật Loại - chọn trạng thái này sẽ loại ứng viên khỏi quy trình.
5. Bấm Thêm.

Đường dẫn: Menu điều hướng › Di chuyển chuột vào Cài đặt tuyển dụng > Chọn Công việc

1. Tại trang Công việc bấm Thêm công việc > Thêm vị trí công việc.

2. Cửa sổ được mở thành công. Nhập:

   + Tên vị trí công việc (bắt buộc) — ví dụ: "Senior Backend Engineer".

   + Mã công việc (bắt buộc) — định danh ngắn, duy nhất, ví dụ: ENG-BE-01.

3. Bấm Thêm.
4. Công việc xuất hiện trong sidebar. Bước tiếp theo là gắn quy trình tuyển dụng.

Công việc chưa có quy trình thì ứng viên không biết đi đâu khi nộp đơn - luôn gắn ngay sau khi tạo.

1. Chọn công việc từ sidebar.
2. Trong bảng chi tiết, bấm Chọn quy trình.
3. Chọn một quy trình từ danh sách sổ xuống.
4. Bấm Lưu. Từ bây giờ ứng viên mới gắn với công việc này sẽ bắt đầu ở giai đoạn đầu tiên của quy trình đã chọn.

Trang bài đăng công việc là trang công khai nơi ứng viên nộp đơn.

1. Bấm Thêm công việc > Chọn Thêm bài đăng công việc.
2. Bạn được chuyển đến trang Bài đăng công việc trong tab mới.
3. Làm theo các bước để viết mô tả và đăng.

Lưu ý: Một công việc có thể có nhiều bài đăng
Ví dụ: cùng vị trí "Senior Backend Engineer" có thể có bài đăng tại website chính, LinkedIn, và quản lý công việc riêng - tất cả cùng nhận xét về một ứng viên.

1. Chọn công việc từ sidebar.
2. Bấm menu ⋯ ở cửa sổ chi tiết.
3. Chọn Đổi tên, Vô hiệu hóa, hoặc Xóa.

Khi nào dùng cái gì?

• Tên giai đoạn nên ngắn - nó hiển thị trong header cột trên bảng ứng viên. "Sàng lọc" tốt hơn "Sàng lọc hồ sơ ban đầu".
• Dùng Mã ngoài cho giai đoạn và trạng thái nếu bạn định nhập từ hệ thống khác. Sẽ dễ ánh xạ hơn nhiều.
• Có thể dùng chung một Quy trình Tuyển dụng cho nhiều công việc tương tự nhau (ví dụ: "Quy trình Kỹ sư" cho tất cả vị trí kỹ sư). Không cần tạo quy trình riêng cho từng công việc.
• Giai đoạn loại Lên lịch là điều kiện tiên quyết để lên lịch phỏng vấn — nhớ có ít nhất một giai đoạn loại này trong quy trình.
• Vô hiệu hóa, đừng xóa, khi đã tuyển xong — bạn vẫn muốn giữ lịch sử ứng viên cho báo cáo và tìm kiếm về sau.